Para un proveedor de servicios de activos virtuales de Georgia, la presencia real de empresas locales comienza con requisitos legales expresos para la oficina principal, la gestión efectiva, el acceso de supervisión y la presencia mensual. El modelo operativo determina entonces a la gente, autoridad e infraestructura necesaria más allá de ese mínimo.
“Substance” no debe reducirse a una dirección registrada o a un nombre local en el extracto corporativo. La Orden No. 94/04 requiere una oficina central en Georgia desde la cual el administrador o administradores del proveedor de servicios virtuales administran realmente el negocio. La oficina y su equipo deben apoyar la gestión y el control eficaces y permitir la inspección sin obstáculos del Banco Nacional de Georgia; la oficina central también debe estar separada físicamente de los locales utilizados por otra persona.
Base de referencia sobre el fondo estatutario
| Requisitos | Lo que establece la regla | Implicación operacional |
|---|---|---|
| Oficina del Jefe | Situado en Georgia y utilizado por los administradores para la gestión real. | La adopción de decisiones, los registros y el acceso al sistema deben apoyarse en la operación de Georgia. |
| Separación física | La oficina central y los locales operacionales deben separarse físicamente del espacio utilizado por otra persona. | Una dirección de correo o habitación casualmente compartida no satisface la premisa operativa. |
| Acceso de supervisión | La oficina, el equipo y el sistema interno deben permitir un control efectivo y una inspección sin obstáculos del Banco Nacional de Georgia. | La administración debe saber dónde se pueden recuperar registros, registros y pruebas durante una inspección. |
| Presencia de representantes | Una persona autorizada para representar al proveedor virtual de servicios de activos debe estar en Georgia por lo menos 14 días calendario en cada mes calendario. | La presencia debe planificarse en torno a la licencia, los incidentes y la interacción reglamentaria; la posible violación requiere un aviso previo al Banco Nacional de Georgia. |
La regla de 14 días es un piso, no un modelo de dotación de personal
El requisito de presencia se aplica a una persona autorizada para representar al proveedor virtual de servicios de activos, con autoridad demostrada por el Registro de Entidades Jurídicas Empresariales y No Comerciales. Si esa persona puede violar el período de presencia mensual, debe informarse al Banco Nacional de Georgia con antelación de la razón y dar detalles de contacto durante el período de ausencia.
La autoridad de gestión debe corresponder a la organización archivada
Los administradores deben comprender los servicios, las corrientes de clientes y activos, las dependencias de los proveedores, los controles contra el blanqueo de dinero y la financiación de la lucha contra el terrorismo, la tecnología y el plan financiero presentados al Banco Nacional de Georgia. La delegación puede utilizarse, pero la responsabilidad, la escalada y los derechos de decisión deben seguir siendo lo suficientemente claros para que la empresa georgiana actúe y explique su propio negocio.
Un director que no puede acceder a sistemas, desafiar a un proveedor, aprobar una decisión de control o explicar la información de gestión presentada al Banco Nacional de Georgia es un diseño de gobernanza débil incluso si el nombramiento corporativo en sí es válido.
No hay un contador de cabeza universal de servicio virtual de activos
La Orden No 94/04 requiere que la aplicación incluya una estructura organizativa que muestre unidades de oficina principal, sus funciones y el número de empleados, junto con un plan de desarrollo para los primeros seis meses después de las operaciones. También requiere un plan de negocios con al menos una previsión presupuestaria trienal y pruebas de los recursos y procedimientos apropiados para la actividad.
Eso hace que la plantilla sea una pregunta de modelo operativo. Los tipos de clientes, los volúmenes, las horas de funcionamiento, la exposición en efectivo, la custodia, la tecnología, los idiomas, las sanciones y el volumen de trabajo de KYT, las quejas, la contabilidad y la contratación externa determinan la capacidad necesaria. Un pequeño modelo de transferencia B2B y un intercambio minorista no deben ser forzados a la misma plantilla de personal.
La contratación externa no puede ahuyentar a la administración local
Tecnología crítica, custodia, KYC, analítica de blockchain, nube, liquidez y otras funciones pueden involucrar a terceros. No obstante, el proveedor de servicios de activos virtuales de Georgia debe tener contratos, derechos de acceso, información de gestión, notificación de incidentes, arreglos de continuidad y personas capaces de comprender y desafiar a esos proveedores.
La prueba práctica es si la empresa georgiana puede identificar un fracaso, tomar una decisión, evidenciar que la decisión y continuar o suspender con seguridad el servicio afectado sin esperar a que un proveedor externo le diga lo que pasó.
La oficina es un punto de control de supervisión
La oficina principal no es sólo evidencia de dirección. El Banco Nacional de Georgia puede requerir el acceso al sistema interno en la oficina principal para una inspección in situ completa. Las operaciones deben ser registradas, sistematizadas y retenidas para que las acciones sobre información grabada puedan ser registradas y la información pueda recuperarse rápidamente de la oficina principal.
Cuando se facilita el intercambio de efectivo en persona, se aplican necesidades adicionales de vigilancia de vídeo a la oficina principal o sucursal correspondientes. Eso debería incorporarse en la selección de locales antes de firmar un contrato de arrendamiento.
Gestión efectiva de las pruebas después del registro
Mantener pruebas de que la estructura operacional archivada existe en la práctica: descripciones de funciones, arreglos de empleo o servicios, derechos de acceso de los administradores y del personal, capacitación, registros de presencia, actas de reuniones y decisiones, información de gestión, supervisión de los proveedores, incidentes, escaladas y rehabilitación.
La comparación periódica de la estructura archivada con el número de cabeza real, los usuarios del sistema, las actividades subcontratadas y el presupuesto ayuda a determinar cuándo se requiere una evaluación de notificación de cambio o del Banco Nacional de Georgia.
El fondo local debe conectar a personas, autoridad y operaciones supervisables
El objetivo no es un archivo fotográfico de oficina; es una empresa georgiana que opera que puede evidenciar cómo se administra.