Для Грузинского VASP фактическое присутствие местного бизнеса начинается с четких юридических требований к головному офису, фактическому управлению, надзорному доступу и ежемесячному присутствию. Операционная модель затем определяет людей, полномочия и инфраструктуру, необходимые сверх этого минимума.
Приказ No 94/04 требует головного офиса в Грузии, из которого администратор или администраторы VASP фактически управляют бизнесом. Офис и его оборудование должны поддерживать эффективное управление и контроль и разрешать беспрепятственную проверку NBG; головной офис также должен быть физически отделен от помещений, используемых другим лицом.
Базовый уровень фактического присутствия бизнеса
| Требование | Что устанавливает правило | Операционная подоплека |
|---|---|---|
| Головной офис | Находится в Грузии и используется администраторами для фактического управления. | Принятие решений, учетные записи и доступ к системе должны быть поддержаны грузинской операцией. |
| Физическое разделение | Головной офис и операционные помещения должны быть физически отделены от пространства, используемого другим лицом. | Адрес почтовой рассылки или небрежное совместное помещение не удовлетворяет операционной предпосылке. |
| Контрольный доступ | Офис, оборудование и внутренняя система должны обеспечивать эффективный контроль и беспрепятственную проверку НБГ. | Руководство должно знать, где записи, журналы и доказательства могут быть получены во время проверки. |
| Представительное присутствие | Одно лицо, уполномоченное представлять VASP, должно находиться в Грузии не менее 14 календарных дней в каждом календарном месяце. | Присутствие должно быть запланировано вокруг отпуска, инцидентов и взаимодействия с регулирующими органами; возможное нарушение требует предварительного уведомления НБГ. |
14-дневное правило — это пол, а не модель укомплектования штатов.
Требование о присутствии распространяется на одно лицо, уполномоченное представлять VASP, с полномочиями, подтвержденными реестром предпринимателей и некоммерческих юридических лиц. Если это лицо может нарушить ежемесячный период присутствия, NBG должен быть заранее проинформирован о причине и предоставлены контактные данные на период отсутствия.
Орган управления должен соответствовать поданной организации
Администраторы должны понимать предоставляемые НБГ услуги, потоки клиентов и активов, зависимости от поставщиков, контроль за ПОД/ФТ, технологии и финансовый план, но ответственность, эскалация и права на принятие решений должны оставаться достаточно ясными для грузинской компании, чтобы она могла работать и объяснять свой собственный бизнес.
Директор, который не может получить доступ к системам, бросить вызов поставщику, одобрить решение о контроле или объяснить управленческую информацию, представленную НБГ, является слабым дизайном управления, даже если само назначение компании действительно.
Универсального VASP-состава нет
Приказ No 94/04 требует, чтобы заявка включала организационную структуру, показывающую подразделения головного офиса, их функции и численность сотрудников, а также план развития в течение первых шести месяцев после начала операций.
Это ставит под вопрос укомплектование персоналом операционной модели. Типы клиентов, объемы, часы работы, наличие наличных денег, хранение, технологии, языки, нагрузка на санкции/KYT, жалобы, бухгалтерский учет и аутсорсинг определяют требуемую пропускную способность. Небольшая модель перевода B2B и розничная биржа не должны быть принуждены к одному и тому же шаблону укомплектования штатов.
Аутсорсинг не может выхолостить местное управление
Критические технологии, хранение, KYC, аналитика блокчейна, облако, ликвидность и другие функции могут включать в себя третьи стороны. Тем не менее, грузинский VASP должен иметь контракты, права доступа, управленческую информацию, уведомление об инцидентах, договоренности о непрерывности и людей, способных понять и бросить вызов этим поставщикам.
Практическое испытание заключается в том, может ли грузинская компания выявить неисправность, принять решение, доказать это решение и продолжить или безопасно приостановить работу пострадавшего сервиса, не дожидаясь, пока внешний поставщик сообщит ему о случившемся.
Офис является контрольным пунктом
Головной офис - это не только свидетельство адреса. НБГ может потребовать доступ к внутренней системе головного офиса для полной инспекции на месте. Операции должны быть записаны, систематизированы и сохранены, чтобы действия по записанной информации могли быть зарегистрированы и информация могла быть быстро извлечена из головного офиса.
В тех случаях, когда осуществляется обмен наличными, к соответствующему головному офису или филиалу применяются дополнительные требования по видеонаблюдению, которые должны быть включены в выбор помещений до подписания договора аренды.
Доказательства фактического управления после регистрации
Сохраняйте доказательства того, что зарегистрированная операционная структура существует на практике: описания ролей, механизмы трудоустройства или обслуживания, права доступа администратора и персонала, обучение, записи о присутствии, отчеты о встречах и решениях, управленческая информация, надзор за поставщиками, инциденты, эскалации и исправление.
Периодическое сопоставление структуры поданных заявок с фактическим числом пользователей системы, аутсорсинговыми мероприятиями и бюджетом помогает определить, когда требуется оценка уведомлений по контролю за изменениями или НБГ.
фактическое присутствие местного бизнеса должно объединять людей, власть и контролируемые операции;
Цель не фотографический офисный файл, а действующая грузинская компания, которая может подтвердить, как она управляется.